1. Написание сопроводительного письма к документам
2. образец №1
3. образец №2
4. Еще несколько слов о сопроводительные письма
5. Как отправить?
6. Как хранить?

В практике делопроизводства используются две группы писем по тематическим признакам: коммерческие и некоммерческие. Одной из полезных некоммерческих форм делового этикета можно считать сопроводительное письмо.

В нем содержится реестр документов и указания к проведению с ними определенных действий. Сопроводительное письмо к документам может быть нескольких типов: благодарностью, отказом, приложением и описанием.

Это отправления не наполнено информацией, но свидетельствует о достоверности отправки, помогает адресату быстро ознакомиться с полученной корреспонденцией и дать в короткие сроки необходимый ответ.

Написание сопроводительного письма к документам

Жестких требований к написанию сопроводительного письма нет. Однако правила оформления служебной переписки следует учитывать. На фирменном бланке предприятия указывается регистрационный номер и дата. Классический текст включает в себя пару главных блоков: сообщение о том, что документы отправлены, и пожелания по неотложных действий (изучение, согласование, решения).

К содержанию письма предъявляются обязательные требования:

• текст не должен допускать двоякого понимания;
• характерными свойствами являются: краткость, логичность, однозначность, убедительность;
• должен быть выдержан официальный стиль и нейтральный тон, без эмоциональных всплесков;
• обязательно указываются контактные данные адресанта в случае возникновения вопросов у получателя документов;
• абсолютно исключаются орфографические и стилистические ошибки.

Такое письмо обычно адресуется на имя конкретного человека, и имеет следующую структуру:

1. Краткое введение.
2. Заголовок (тема с четкой целью).
3. Уважительное обращение по имени и отчеству.
4. Краткое изложение назначения послание.
5. В основной части излагается суть, подведение итогов, надежда на понимание (сотрудничество), слова благодарности.
6. Заключительный раздел состоит из списка приложений, просьбы, предложения и подписи.

Подпись может поставить руководитель учреждения, его заместитель, главный бухгалтер или менеджер. При этом нужно соблюдать этические нормы общения: при обращении к руководящей личности письмо должен быть подписан равным по должности субъектом.

образец №1

Исх. № __ от __ "_______» 20__ г.. Директору ООО «Холод-система»
(ФИО директора)

Уважаемый (ФИО директора)!

Направляем Вам подписанный нами и скрепленный печатью договор № ______ от _______ г. акту приема передачи работ по установке и настройке климатического оборудования.
Акт приема передачи работ просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 14 дней.

приложения:

1. договор в 2 экземплярах (7аркушив)
2. акт приема передачи работ по установке и настройке климатического оборудования в 2 экземплярах (3 листа).

Директор ООО «БудГрупп» (подпись) (ФИО директора)

образец №2

Уважаемый (ПИБ),

Направляем Вам отчет о проведении совета директоров ООО «СхидИнвест» от ______ года.
Требования, изложенные в отчете, уже переданы в филиалов Киевской и Черкасской областей.
Просим Вас обратить особое внимание на требования, а также сроки и рекомендации по их выполнению. Также просим донести вышеизложенную информацию до сотрудников своего подразделения.

Приложение: отчет проведения совета директоров ООО «СхидИнвест» от ______ года.

С уважением,

Руководитель предприятия _________ (подпись) (ФИО руководителя)

Еще несколько слов о сопроводительные письма

В функции любого крупного предприятия входят решения большого количества насущных задач, которые чаще всего оформляются письменно. Стороны ведут деловую переписку, обмениваясь уведомлениями и сообщениями. Документы могут направляться:

• в государственные службы (судебные, финансовые организации, пенсионный фонд, налоговую инспекцию, министерства и ведомства)
• партнерам-предпринимателям;
• лицам, которые занимаются поставками товаров или услуг;
• клиентам, контрагентам;
• в главный офис или подразделение;
• вкладчикам.

Иногда сопроводительное письмо состоит в коммерческой предложения, где очень коротко подают основные положения возможного сотрудничества. Он используется для ознакомления с сутью основного документа, не утруждая читателя большим количеством различной информации. Его основная цель - донести конкретную цель до адресата.

Сопровождение документов к акту сверки, в суд или банк поможет проследить за доставкой, избавиться от допустимой путаницы и ускорить обработку. Каждый из таких документов должно оформляться по всем правилам служебной переписки, то есть поддерживать стиль и структуру написания.

Не лишним будет напомнить, что сопроводительные письма к резюме или на стажировку, также имеют свои особенности написания. В таких письмах нужно подробно, но без фанатизма, описать свои профессиональные качества, дать объяснение, почему выбрано именно это предприятие или компания, как и где вы нашли вакансию и т.д.

Как отправить?

Отправка сопроводительных писем к документам осуществляется традиционными способами, принятыми при взаимодействии различных организаций и инстанций.

1. Самым простым средством отправки есть почта, если документы не слишком срочные и важные. Этот вариант дешевый, но недостаточно эффективен. Рекомендуемые и ценные письма с будут более надежными.
2. Для экстренной доставки используется курьерская служба. На стоимость оплаты влияет скорость выполнения заказа.
3. По электронной почте. При этом нужно сделать сканы всех отправленных бумаг.

Как хранить?

Как только исполнитель получает в руки сопроводительного письма с приложениями и убеждается в его комплектности, на нем ставится отметка о выполнении и помещается в дело. Во многих компаниях создана папка «Сопроводительные письма», куда складываются такого рода послания.

Но можно создать несколько папок (например, «Сопроводительные письма по договорам поставки»). Такое ведение делопроизводства способствует экономии времени и сохранении документов.

Похожие

Комментарии